RemoteのチームはQ&Aで質問への回答を即座に得ることで、より効率的に業務を遂行

Remoteは、世界中のチームの雇用や管理を支えるグローバルな人事プラットフォームです。同社では世界各地で働く1,400人以上の従業員のため、Notion上に強力なナレッジ集を構築しています。ナレッジ集に含まれるのは、社内規程や業務手順だけではありません。地域に特化し、各国に合わせた情報も大量に含まれています。

たとえばセールスチームが各国の福利厚生制度を知りたい場合、あるいはプロダクトロードマップからローンチの詳細を参照したい場合など、Remoteではこの情報源が、あらゆるチームやプロジェクト、ワークフローの中心となります。しかし、情報の取得には非常に時間がかかっていたため、Remoteではこれを簡易化するために専用のチャットボットの作成に着手しました。NotionにQ&A機能が登場したことにより、この作業は中止となりました。

この新しいAI機能により、Remoteの世界中の従業員は、質問への答えを即座に得られるようになりました。必要な情報を探す時間を節約して、より効率的に業務を遂行できるようになったのです。

質問への答えがほしい時は、どこへ行ったらいいでしょう？わからないことが出てきて仕事が中断された時に、ひとつの場所やひとりの人がすべての疑問に答えてくれることは、まずありません。その結果、取り組んでいる作業が何であれ、足止めがかかってしまいます。

Remoteでは、以前はGoogleドキュメントとAsanaを使用していました。AsanaからNotionに切り替えたことにより、Remoteは年間485,000ドルを節約しました。NotionはRemoteにとって、全従業員があらゆることについて真実を得ることのできる、唯一無二の情報源になっています。会社の休日のような静的な情報から、動的で常に変化するプロジェクトの進捗や議事録まで、さまざまな情報がNotionに格納されています。また、他のツールをNotionに接続することにより、常に最新の情報がNotionに集約されます。「他にもいくつかのソフトウェアを使っていますが、すべてNotionに取り込んでいるので、どんな情報でもワンストップでNotionから得ることができます」と、社内文書部門を率いるSean Stanley氏は語ります。

これはつまり、ほとんどの質問に対する答えは、Notionでなら見つけることができるということです。Notion上に存在している情報であれば、Q&Aは何でも見つけます。さまざまなソフトウェアを検索する代わりに、Remoteの従業員は誰もが単一の場所で重要なナレッジを得ることができるのです。「Q&Aですばやく情報を見つけて学ぶことができるため、新規の従業員のオンボーディング期間が大幅に短縮されました。」と、シニアリクルーターのScott Entwistle氏は言います。

所属チームや在職期間に関わらず、質問の答えはNotionの中に存在しています。それをQ&Aが、即座に取り出してくれるのです。

Remoteの従業員は、以前なら1日に何度も情報を探していました。Wikiを検索したり、別の従業員に質問して回答を待ったりと、それぞれの質問に対する回答を得るのに10分はかかっていました。それがQ&Aを使い始めて、ほんの数秒で答えが得られるようになったのです。

「Q&A は、あらゆる規模の企業で大幅な変革をもたらすでしょう。Q&Aは、当社のすべての既存データを実際に理解するために中心的な役割を果たしています」と Scott氏は語ります。Remoteにはたくさんのデータがあります。正しいNotionページを見つけることは、答えを得るための最初の一歩に過ぎません。ユーザーはページを読んで、関連する情報をふるいにかける必要があります。

Q&Aは、数千ものページをほんの数秒で検索できます。最新の情報がもれることもなく、背景も認識しています。自然な人間の言葉で質問して、人間の言葉で回答を得ることができます。これらの要素が、何でも知っている同僚が教えてくれるような感覚でナレッジを得ることを可能にしています。

バックエンドエンジニアのAndrew Pett氏はこう語ります。「私にとってQ&Aを使うメリットは、そのスピードと効率性です。よく知らないキーワードや文脈に出くわした場合、私の最初の頼みの綱となるのがQ&Aです。関連文書を検索し、さっと短く要約して情報を提示してくれます。」

Q&Aに質問するだけで、仕事に影響を与える重要なナレッジが数秒で得られるため、Remoteのチームはすばやく疑問を解消して、迅速に業務を進めることができています。

Q&AはNotionに直接組み込まれているため、Remoteのチームは従来のワークフローの最中にもスムーズに質問をしたり、回答を得たりすることができます。資料を検索したり、同僚に連絡をとったり、会議を設定したりしなくとも、Q&Aに尋ねると数秒で答えが返ってくるため、作業の流れを維持して集中力を高く保つことができます。

「頭の中に多くの情報を抱える必要はありません。ツールを切り替える必要もありません。マルチタスクが減ります。エンジニアとして、以前よりずっと生産的な世界に生きていると感じます」とAndrew氏は言います。

Remoteの文化は、文書化と非同期コミュニケーションの上に成り立っています。その中では情報があることを知っている自律的なチームが育まれますが、問題はそれを見つけるために仕事を中断してナレッジ集を検索しなければならないということです。Q&Aは、その状況に変化をもたらします。

「Q&Aにより、ドキュメントはもっと使えるものになります。ナレッジを積み上げれば、Q&Aが必要な情報を見つけてくれるのです」とScott氏は語ります。

Remoteでは、Q&Aにより情報へのアクセスと可用性が格段に向上し、以前なら情報の検索に時間を浪費していたチームでも、より効率的なワークフローの実現が可能になりました。